Nieuw leven in de vastgelopen werkgroep Samenwerken

Neem een willekeurige organisatie X. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek van deze organisatie komt naar voren dat zowel de communicatie vanuit het MT als de samenwerking in de afdeling te wensen overlaat. Na deze resultaten volgen ‘daadkrachtige’ signalen vanuit het MT. De communicatie pakken ze aan door vaker berichten op intranet te plaatsen, de MT-verslagen te publiceren en een keer  in de maand een koffiemoment te organiseren. Dat is geregeld.

Samenwerken is echter moeilijker in harde, zichtbare actie te gieten. We zien dat het meestal leidt tot het oprichten van een werkgroep. Zo ook bij onze organisatie X. Hier wordt een werkgroep opgericht. Helemaal ‘bottom-up’ mogen zij van alles bedenken om tot betere samenwerking te komen. De werkgroep start enthousiast. Echter, al snel blijkt dat activiteiten verzanden in gesprekken over ‘hoe samenwerken zou moeten’.  We zien dit vaker gebeuren. Werkgroepen over samenwerken die vastlopen op het praten over samenwerken.

 

Hoe komt dat toch? Ons idee is dat het ligt aan het missen van een concreet inzicht over samenwerken. Een inzicht dat een medewerkerstevredenheidonderzoek niet geeft. Dat onderzoek zegt vooral iets over het gevoel of perceptie die de mensen hebben. Dit gevoel is niet direct te vertalen naar een concrete aanpak, waar de werkgroep mee aan de slag zou kunnen. Het blijft abstract; de afdeling of de organisatie moet beter gaan samenwerken. Maar wie zijn dat dan? Wie moeten met elkaar gesprek? Zolang het abstract blijft, kunnen mensen vooral in grote mate hun eigen agenda blijven voeren. Een agenda die het belang van het individu en de eigen groep beschermt en niet op zoek gaat naar samenwerking (zie kader).


Defensief gedrag maakt dat ik eigenlijk helemaal niet wil samenwerken met de andere groep

Stel ik zou een individu uit team A zijn. Dan zal ik, en mijn collega’s van team A, vinden dat het andere team, team B, niet samenwerkt omdat zij niet doen wat ik wil. Ik personifieer het team waardoor ik het gebrek aan samenwerking toeschrijf aan het abstracte geheel van team B: “team B werkt gewoon niet goed mee.” Daarmee plaatst ik het gebrek aan samenwerking buiten mezelf. Ik ga het gesprek met team B hierover ook niet aan. Dat is namelijk niet in mijn belang. Ik heb geen belang bij het horen van de argumenten van een ander. Want daar moet ik dan weer mijn argumenten tegenover stellen en straks zijn mijn argumenten, bij nader inzien, niet zo sterk. Kortom, om potentieel falen te voorkomen schiet ik in defensief gedrag. Waardoor het opzoeken van collega’s, om de samenwerking te verbeteren, niet voelt als in mijn belang waardoor ik dat dus ook niet ga doen.


Maar hoe dan wel? Om echt iets te kunnen doen met samenwerking heb je een objectief en concreet beeld van die samenwerking nodig. Een dergelijk concreet beeld helpt om:

  • Het besef te laten landen dat het ook over mij gaat in plaats van alleen de ander;
  • Dat er daadwerkelijk een probleem is;
  • Dat samenwerking over mensen gaat en niet over teams, afdelingen of organisaties;
  • Om de ambitie voor betere samenwerking concreet te kunnen vertalen naar een aantal afgebakende doelstellingen.

We helpen organisatie X met een duidelijk overzicht over hoe de samenwerking verloopt. De leden van de werkgroep zien dat ze daadwerkelijk met een probleem bezig zijn in plaats van een gevoel. De samenwerking binnen teams gaat bijvoorbeeld goed maar tussen teams is er veel te weinig interactie. Het is hen nu duidelijk op welke punten de samenwerking verbeterd moet worden én wie ze met elkaar in gesprek moeten brengen.

Bij onze organisatie X is er te weinig samenwerking tussen het team Advies en het team Beleid. Piet is verbinder in team Advies en Carola is verbinder in team Beleid. De werkgroep kan nu in gesprek met Piet en Carola om een pilot op te starten om adviezen sneller bij beleidsmakers te krijgen.

 Tot slot. In bovenstaand voorbeeld zit ook onze gouden regel. Samenwerken is niet het doel, het is een middel. Focus op het effect of resultaat dat je met samenwerken wilt bereiken. Maar breng eerst de samenwerking concreet in beeld!