Hoe behoud je grip op zelforganiserende teams?!

By 5 oktober 2017Geen categorie

Het gebruik van zelforganiserende teams blijft een populaire managementmethode. In zelforganiserende teams worden medewerkers met verschillende achtergronden bij elkaar gezet om een integraal takenpakket uit te voeren. Binnen de teams is geen sprake meer van een starre werkverdeling. Verschillende teamleden worden opgeleid om wisselende taken te kunnen uitvoeren (multi-skilling). Op deze manier wordt de organisatie minder afhankelijk van de kennis van enkele medewerkers.

 

Met elkaar zijn de teamleden verantwoordelijk voor hun output. Door de overstap naar productgericht werken gaan medewerkers over het algemeen hun werk als zinvoller beschouwen. Door een hoge mate van zelfbeschikking worden traditionele managementlagen overbodig. Zo wordt de organisatie platter en flexibeler.

Dit brengt echter risico’s met zich mee. Want zonder klassieke managementcontrole is er de kans dat teams als eilandjes gaan opereren binnen de organisatie; teamleden die zich meer met het team identificeren dan met de rest van de organisatie. In het plaatje is in het blauw een zelforganiserend team weergegeven dat is afgedreven van de rest van de organisatie.  Bij het blauwe team kan het zo zijn dat het taken uitvoert die niet meer in lijn zijn met de visie van de rest van het bedrijf. Ook is het een risico dat het team niet meer in staat is om die kennis uit de rest van de organisatie op te halen die nodig is voor het uitvoeren van zijn taken. Het invoeren van meer controle kan deze risico’s verkleinen. Het doet echter tegelijkertijd afbreuk aan de kracht van de zelforganiserende teams. De vraag is dus:

 

Hoe behoud je grip op zelforganiserende teams zonder ze te de vrijheid af te nemen die ze nodig hebben om te excelleren?

 

Dit is natuurlijk een paradox. Een paradox die we niet snel uitspreken. Het is namelijk niet gepast om tijdens een breed omarmd idee over zelfsturing te beginnen over ’grip’. Maar toch blijft het een knagende vraag. Hoe blijf ik ‘in control’ zonder de zelforganisatie uit het team te halen? Het sturen op output alleen is niet voldoende. Als de output van een team begint af te wijken van het beoogde resultaat ben je eigenlijk al te laat. We zijn op zoek naar een manier om te monitoren hoe het team functioneert binnen de organisatie, zonder hier direct invloed op uit te oefenen.

 

De netwerkwetenschap geeft ons de handvatten die bij uitstek geschikt zijn om zelforganiserende teams te monitoren, zónder direct afbreuk te doen aan hun zelfbeschikking. Door het in kaart brengen van de relaties binnen het team, maar voornamelijk de relaties van het team naar de rest van de organisatie kun je direct zien of het team nog midden in de organisatie staat zoals het rode team, of juist begint los te komen zoals het blauwe team. Het wordt zo duidelijk of er binnen het team een grote kans is op eigen gedeelde opvatting anders dan die van de organisatie. Bovendien kun je precies zien of het team toegang heeft tot de kennisgebieden die het nodig heeft om goed te functioneren.

 

Als manager is het vervolgens van belang om het team niet direct extra te gaan sturen. Als manager moet je de voorwaarden scheppen waarin het team goed kan functioneren. Vanuit het netwerkperspectief betekent dit dat je het team in contact moet brengen met die delen van de organisatie die het zelforganiserende team van essentiële kennis en informatie kan voorzien.

 

Kortom, laat het zelforganiserende team los! Maar houd ze tegelijkertijd wel in contact met de rest van de organisatie en met sommige collega’s in het bijzonder.