Benut jij het potentieel van je organisatie?

By 10 januari 2018Geen categorie

In drie stappen naar de verbinding van expertise

Onze omgeving wordt steeds complexer. Professionals staan voor steeds lastigere uitdagingen die, vaker dan niet, om een interdisciplinaire aanpak vragen. En dat merken we in onze (publieke) organisaties. Uit onderzoek blijkt dat 68% van de professionals structureel samenwerkingen onderhoudt buiten haar of zijn eigen expertiseveld. Ondertussen is ook het eigen expertiseveld vaak complexer dan voorheen. Ik merk dat het voor professionals steeds belangrijker wordt om snel de juiste expertises bij een vraagstuk te vinden. Daarbij zie ik dat zij het steeds lastiger vinden om structurele verbindingen te onderhouden met experts binnen en buiten hun eigen vakgebied.

Op zoek naar kennis

Het is niet meer vanzelfsprekend dat professionals precies weten waar in de organisatie ze kennis moeten ophalen, als het al ooit zo geweest is. Dit betekent dat ze veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de juiste expertise of mensen die hen kunnen helpen hun eigen expertise te ontwikkelen. Doordat men niet goed weet wie welke expertise bezit, zie ik meer dan eens dat er dan maar iemand wordt ingeschakeld die toevallig tijd heeft.  Met als gevolg dat een professional die niet de juiste expertise bezit voor een onmogelijke opgave wordt gesteld. Dit heeft verschillende negatieve consequenties. De kwaliteit van het werk heeft er onder te lijden en werk blijft vaak liggen. Bovendien levert het professionals stress op en zorgt dat ze minder voldoening halen uit hun werk.

Zeker omdat het niet nodig is. Er zijn andere professionals die met veel plezier en kwaliteit het werk willen oppakken. Collega’s die wel over de juiste expertise beschikken Ze moeten alleen gevonden worden, of er zelf achter kunnen komen dat hun expertise nodig is. Maar vaak weten collega’s van elkaar niet waar ze mee bezig zijn. Daarom wordt het wiel telkens opnieuw uitgevonden. Ik heb zelfs wel eens meegemaakt dat binnen een organisaties twee verschillende projectgroepen onafhankelijk van elkaar aan dezelfde case aan het werk waren. Dat is  natuurlijk verspilling ten top!

Geen scholing maar verbinding!

Het probleem is niet dat mensen niet over bepaalde expertise beschikken. Het is een probleem van verbinding. De uitdaging van nu voor professionals is juist dat zij de verbinding tussen expertises weten te leggen. De verbinding tussen hun eigen expertise en die van de ander. Maar ook door op te treden als brug tussen expertises die men zelf niet bezit. Ik zie dat organisaties worstelen met deze uitdaging. Hoe zorg ik dat mijn professionals zich niet alleen ontwikkelen binnen hun eigen expertise, maar dat zij actief verbindingen leggen met andere professionals binnen en buiten de organisatie?

Deze vraag is niet te beantwoorden door meer scholing van of voor medewerkers. Het vraagt om een andere aanpak. We komen steeds meer organisaties tegen die ons vragen bij deze problemen te helpen. Hoe kunnen mijn interne adviseurs de juiste expertise vinden binnen de organisatie? Hoe zorg ik dat projectgroepen de juiste mensen uitnodigen?

Een andere aanpak

Zodat we niet allemaal het wiel hoeven uit te vinden deel ik hieronder in drie stappen wat voor mij werkt.

Stap 1: Breng expertise in beeld

Om te zorgen dat kennis eenvoudiger te vinden is, begin je met het in beeld brengen welke expertises elke professional bezit. Op die manier weten  professionals welke collega’s ze kunnen benaderen om te helpen bij een project.

Je kunt deze expertise op verschillende manieren verzamelen. Je kunt vooraf aantal expertisecategorieën aanmaken waaruit professionals kunnen kiezen. Maar wat ik heb gemerkt is dat je hiermee de nuance verliest. Professionals krijgen hierdoor het gevoel dat hun specifieke expertise niet duidelijk naar voren komt.

Een andere optie is om de keuze geheel vrij te houden. Elke professional kan dan precies beschrijven welke expertise hij of zij bezit. Dit leidt tot meer erkenning voor specifieke expertise. Nadeel is echter dat het heel moeilijk is om overzicht te bewaren. Het zoeken naar expertise wordt ook erg lastig. Je zult dan precies de omschrijving van de desbetreffende professional moeten zoeken.

Daarom raadt ik aan om gebruik te maken van een combinatie van de twee bovenstaande manieren. Je begint met het maken van een aantal categorieën. Binnen die categorieën geef je de professionals wel de vrijheid om hun specifieke expertise toe te voegen. Op die manier kun je goed zoeken naar expertise én professionals kunnen hun expertise goed omschrijven.

Stap 2: Leg het organisatienetwerk bloot

Nadat je de expertise in kaart hebt gebracht ga je aan de slag met de verbindingen tussen professionals. Hiervoor zoek ik naar structurele samenwerkingsrelaties. Het is namelijk lastig voor mensen om zomaar contact te maken met collega’s die ze nog helemaal niet kennen. Verbinding en elkaar begrijpen draait namelijk om onderling vertrouwen. Vertrouwen groeit doordat mensen elkaar langer kennen, en dus goed weten wat ze aan elkaar hebben. Via deze relaties kun je heel snel, hele complexe kennis uitwisselen. Je kunt deze relaties ook gebruiken om nieuwe verbindingen tussen professionals te leggen. Vertrouwen in elkaar is namelijk aanstekelijk. Door dit mechanisme is het bijvoorbeeld veel handiger om bij een sollicitatie door iemand die er al werkt aangedragen te worden. Dit vertrouwensprincipe kun je ook intern gebruiken door je als professional als bruggenbouwer tussen twee expertises te plaatsen. Andersom kan het je als expert ook hinderen. Onbekend maakt onbemind en dat geldt ook binnen organisaties.

Met behulp van sociale netwerk analyse kun je met gemak al deze relaties tussen collega’s in beeld brengen. De data kun je eenvoudig verzamelen door via een survey aan professionals te vragen met welke collega’s ze een belangrijke vertrouwensrelatie hebben.  Deze vertrouwensrelatie is de basis om iets van elkaar te leren. Het geheel van deze relaties kun je vervolgens visualiseren in een netwerk. De structuur van deze relaties, het organisatienetwerk, zegt iets over de mate waarmee kennis wordt verspreid in de organisatie.

Stap 3: Koppel de expertise aan het organisatie netwerk

Je weet nu wie welke expertise bezit én welke professionals goed contact met elkaar onderhouden. Vervolgens koppel je expertise aan het organisatienetwerk. Zo wordt duidelijk in welke mate expertises en professionals zijn verbonden.

Professionals zien niet alleen bij wie ze kennis kunnen ophalen, ze zien ook welke van hun directe collega’s ze bij hem of haar kunnen introduceren. Ze kunnen iemand inzetten als bruggenbouwer. Dit neemt de sociale drempel van wanvertrouwen weg en zorgt dat professionals eenvoudiger collega’s kunnen betrekken bij hun werk.

Daarnaast geeft dit met expertise gevulde netwerk ook een goed beeld over de verdeling van expertise in de organisatie. Zo zie je of expertise wel of niet bereikbaar is. Als bepaalde expertise afgezonderd zit in de organisatie kun je maatregelen treffen om deze kennis beter te ontsluiten. Op die manier zorg je dat het nog eenvoudiger wordt voor professionals om kennis te verzamelen.

Je kunt bovendien zien of professionals binnen bepaalde processen of projecten toegang hebben tot de expertise die nodig is om het goed uit te voeren. Zeker als ze langer en complexer worden, is het heel lastig om overzicht te bewaren. Met deze stappen heb je snel een compleet inzicht in het netwerk van expertise in jouw organisatie!

Aan de slag met het netwerk van expertise en een beetje hulp nodig? Neem gerust contact met me op of kijk op www.pii-networks.nl.