Nieuwegein

Het eerste resultaat bestond uit de inzichten van de netwerkanalyses op organisatie-, afdelings- en teamniveau. Medewerkers en management kregen zo een helder beeld bij het gevoel dat ze hadden over samenwerking. In verdiepende workshops lieten we zien wat deze netwerken voor impact konden hebben op het werk én hoe deze netwerken de uitkomst zijn van gezamenlijke acties.

Met een selectie van mensen op sleutelposities in het netwerk hebben we vervolgens in meerdere workshops de samenwerkingsambities van de gemeente concreet gemaakt. Zodat voor elk team uit de organisatie helder was hoe het idealiter verbonden was met elk ander team uit de organisatie.

Vervolgens hebben we de analyse van de huidige samenwerking (het netwerk) en de samenwerkingsambities samengevoegd in een matrix. In de matrix kun je voor elk team zien welke samenwerking ze nu met elk ander team onderhouden en naar welke samenwerking ze toe willen werken. Zo kan de gemeente investeren in samenwerking waar het nodig is.

Verandermanagement is voor de gemeente Nieuwegein nu geen ‘one size fits all’-traject meer. Met de matrix in de achterzak kan de gemeente nu voor groepen zo klein als 10 mensen precies díe interacties faciliteren die voor die medewerkers functioneel zijn.

De vraag van de gemeente Nieuwegein aan Pii was om hen inzicht te bieden in de onderlinge verbindingen tussen medewerkers, teams en afdelingen zodat de weefselstructuur klaar is om daarmee complexe, multidisciplinaire uitdagingen effectief aan te pakken.

Daarvoor is het niet alleen belangrijk om te weten hoe het sociale netwerk van verbindingen tussen medewerkers er nu uitziet. Het moet ook duidelijk zijn op welke specifieke plekken in de organisatie de verbinding niet past bij de gewenste manier van werken en wat voor type oplossingen er zijn om daar de samenwerking te verbeteren.

Fase 1   Netwerkanalyse op de medewerkersdag

Op een medewerkersdag hebben we alle medewerkers gevraagd hun belangrijkste professionele contacten in te vullen in de Pii Web-App. We konden de medewerkers direct met netwerkvisualisaties een eerste inzicht bieden in de wijze waarop zij onderling verbonden waren.

Vervolgens hebben we uitgebreide netwerkanalyses gedaan van alle sociale relaties in de organisatie. Op basis van deze analyse konden we een gedetailleerd beeld, op mensniveau, van de huidige weefselstructuur schetsen.

Fase 2   Inzicht en begrip van huidige samenwerking

Met netwerkvisualisaties op organisatie-, afdelings- en teamniveau hebben we met onder andere het managementteam workshops georganiseerd. Met de visualisaties werd duidelijk hoe de organisatie intern via netwerken verbonden was.

We lieten bovendien zien wat de invloed is van verschillende soorten netwerken op de manier waarop organisatieonderdelen (met elkaar) konden functioneren. Tot slot hebben we geanalyseerd hoe de gevonden netwerken het resultaat zijn van gezamenlijk acties en keuzes in de organisatie.

Fase 3   Concreet maken van samenwerkingsambities

We hebben een selectie gemaakt van medewerkers op sleutelposities in het sociale netwerk. Dit waren collega’s die verschillende groepen met elkaar verbonden of collega’s die juist veel relaties binnen een groep onderhielden. We hebben hen gevraagd de ontwikkelvisie te vertalen naar concrete gewenste samenwerking op teamniveau. Hiervoor maakten ze gebruik van drie type samenwerkingsstructuren:

• een A-structuur van intensieve samenwerking waar de groep vanuit één perspectief handelt en zo snel tot gezamenlijke besluiten kan komen
• een B-structuur van integrale samenwerking waar twee groepen veel onderlinge relaties onderhouden zodat zij precies weten hoe de ander naar de omgeving kijkt
• een C-structuur van informatie-uitwisseling waar twee groepen verbonden zijn door één enkele relatie zodat ze elkaar op de hoogte kunnen houden.

De uitkomst was dat we voor elk team wisten via welke netwerkstructuren ze idealiter verbonden waren met elk ander team uit de organisatie de beste resultaten te behalen

Fase 4   Gericht aan het werk met een structurenmatrix

Voor de wenselijke situatie hadden we nu een heel schema met wenselijke structuren tussen teams. Met een algoritme hebben we de sociale netwerken vertaald naar hetzelfde type schema met de huidige structuren.

Door deze met elkaar te verbinden konden we precies aantonen waar in de organisatie de samenwerking al goed liep en waar nog extra aandacht nodig was. De gemeente wist nu precies op welke plekken ze aan het werk moest én welke samenwerking ze daar dan moest ontwikkelen.